3.一次性学会笔记的技术（3）行事历九法：让工作目标一目了然

关键词：学习方法

本系列的所有文章都转自《經理人月刊.NO.63期.一次學會,筆記的技術》，跟大家分享。

第一步：确认目标

回想学生时代，你是否想过曾经设定这样的目标：要进入XX大学，考试必须达到XX分，数学要考AA分以上，英语要考BB分以上

《弘兼史教你活用记事本》一书指出，学生时代学会的Know-How,没有道理工作以后就不能使用，先确立自己想要达到的主目标。（例如成立销售业绩第一的业务员），然后以树状展开，将主目标分解成数个阶段目标，就能具体看见自己从现在起该做什么，并以此安排行事历。

第二步：用倒推法确定计划：从终点反推

细致的安排是达成目标的关键。要达成目标，，确认在哪个时间前要做哪些事十分重要。他建议以倒推法来做规划，先计算出下一个阶段目标距离现在大约还有多少时间，据以排出详细的年度计划、月度计划、周计划和日计划。并遂一填写在行事历中。

第三步：在显眼处写下一年的目标

思考年度计划是年度目标最终达成的先决条件要素。弘兼建议的作法是，将年度目标从大到小、一项一项写在年行事历的上方明显、或是随身笔记本的第一页，内容必须包括工作、家庭、兴趣等各种年度目标，而且务必写得翔实。

必要时，也可以将各项年度目标加框，或用粗体、颜色特意加以标明，强迫自己每次翻阅行事历时都会注意到，才不会半途而废。

第四步：年行事历：记下主要活动，把握全体样貌

有了年度目标之后，接著还应在一年之初，在行事历上填写上已知工作日程、重要企划或私人活动，并用 <–>标记出哪些时间已被填满，哪些时间仍属空闲，如此就能概算出自己有多少时间完成各项目标。甚至粗略计算出相关花费。弘兼强调以长期视野清楚掌握整体样貌是年行事历最重要的功能。

第五步：使用记号笔，标记重大事项

每月开始时，应回头检视年度目标，将当月待办事项填写月行事历，并在空白处醒目地标记。弘兼建议，可以用荧光笔或红笔，将重大预定事项特别标示出来，或是将公事和私事用不同颜色做区分，务必做到一眼分清。不过行事历可写字的空间通常有限，所以文字立求简洁，必须时使用代号也无妨。

第六步：切割版面，让工作规划更加合理完善

在行事历上区分出上午和下午、公事和私事等空间，也是私兼推荐的做法，有助于分清当日预定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午时段，陆续被填入6项企划案完成日，显然难以达成，这时就必须尽早从新安排工作。

《笔记女王的手帐活用术》作者林佩玲建议用十字，将月行事历上的每格区分为四象限，分别代表重要、紧急、不重要、不紧急，然后填入当日工作，如此就能知道哪些事属于必办事项，不得遗漏。

第七步：醒目标示非预期、不确定事项

订完年度目标和月度目标后，本周目标也必须写在行事历上的醒目位置，做为提醒。

弘兼提醒，除了明确填入出预定的内容、正确的时间、场所、对象、及电话等基本资料之外，也要格外留意和特别标示出不是自己的预定事项（例如周二~周五上司出差）和未确定的预定事项（例如周三下午总部主管可能会来）这两种资讯，因为它们往往会对行动安排产生重大影响，甚至打乱原计划。

第八步：制订检查表，避免遗忘与拖延

碰到没有非在某个时间点执行的工作（例如去邮局续订杂志、报纸），林佩玲建议应将此类事项列在每日行事历上方，并画上检核表做为提醒，否则很容易一忙就忘记了，甚至一天拖过一天。

第九步：使用便利帖，扩充版面空间

如果因为行事历空间较小，不够写上众多待办事项时，林佩玲建议可用小张便利帖帖在行事历上，以创造额外空间、发挥提醒作用，还可在当日末完成之际，直接将便利帖移动其它时段。

当然如果某件工作不断被延后执行，甚至帖的便利帖都没有粘性了，那就代表这件事基本不必做，可以直接删除了。

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