网友tseen的搞定I：无压工作的艺术笔记及实践心得分享

年底了，又到对本年进行总结并制定明年计划的时间，近期陆续收到一些朋友对自己行动的总结和实践分享，没有什么系统能适合所有人，要不断尝试哪种方式最适合自己。GTD并不是时间管理的全部，时间管理也不是必须用各种软件和最新智能手机。

只要你能坚持行动，记录并持续改进系统，对自己的生活有所帮忙，别让生活失控就行了，千万别想一开始就做得完美。

作者：tseen 邮箱：tseen@163.com

一本不厚的书。在导言里作者提出，这本书要解决的问题就是“做什么（what）？”、“什么时候做（when）”、“怎么做（how）”。我很赞同他的看法，因为做什么解决了方向问题，什么时候指明了时间，怎么做解决了行动的问题。针对解决这三个问题，书中描述了一套很有趣的个人工作项目管理模式。我认为他主要包括两个部分，一个是项目所需的行为的管理，另一个是相关资料的管理。全书追求的是一种清空大脑后的轻松的状态。

我读的第一遍是电子版。感觉非常好，于是又在当当网上买了一本实体书。

我认为书中描述的主要是一种配合操作程序的分类系统。他的操作流程见下面的流程图。主要由材料收集、业务判断、业务分类、工作计划、实践业务操作的。

第一部分 建立管理模式的思想体系

业务的分类有以下几种

材料

工作篮

项目：需要很多个行动才能完成。

等待：安排给别人做的事情。需要等待别人的工作结果。需要不断提醒自己。时时沟通。

日程表：里面的事件都是不在某个时间完成就不行的事情。或者严格说说是非在某个时间完成，否则就没有意义的。比如日记，过了12月22日就不是12月22日的日记了。

下一步：记录下来，在一旦有时间的时候就启动的事情。应该是大部分行动储存的地方。或者对我们财务人员来说不一样？因为对我们来说似乎大部分事情都是定时的，比如说报报表。

将来某时/也许（备忘录）：

参考资料

在对业务进行分类后。判断行动的先后顺序和重要性就主要依靠直觉了。关键是在行动的时候要相信管理系统的可靠性，也就是在建立管理系统的过程中已经思考好了问题。辅助选择工作先后顺序的方法主要有三种。我也认为他是一种限定条件。

1.确定某一时刻工作的“四标准法”。判定工作所需的情景、有多少时间、有多少精力、重要性

情景：特定的地点（如办公室或家里），所需的工具（电脑或者电话），这是限定我们选择的首要因素。

有多少时间：开展工作需要必要的时间，而时间受到可支配时间的限制。比如参加一个会议需要一小时，而现在只有五分钟。那么就无法参加这个会议了。

有多少精力：现在的精力思路和创造性是否适合这个工作。比如瞌睡的时候就没法做需要高精度的工作。我想到的反面例子就是醉驾、疲劳驾驶之类。

重要性：对某个行动的回报进行评价。基本这种评价是基于直觉的。

2.评估每日工作的“三分类法”。把工作分成执行事先安排好的工作、处理突发事件、安排自己的工作三类。

执行事先安排好的工作：安装“下一步”清单或者日程表开展业务即可。

处理突发事件：放下计划好的工作去处理突发事件的前提是他必须比计划好的工作更重要。

安排自己的工作：其实就是收集和清空工作篮的过程。在这个过程里随手处理了一部分两分钟之内就可以完成的工作。同时把其他工作分类归档。

3.总体检视工作的“六层次法”。为了明确到底哪些工作才是最重要的，我们必须首先搞懂我们工作到底是为了什么。至少可以从六个层次对此进行审视。用高度的概念进行类比

跑道：目前的行动。在行动清单上的一切事物。

1万英尺：当前的项目/目标。当前需要完成的工作。都是希望在相当短的时间内取得成效的工作例如，为家里购置一台电脑，组织一次销售会议等。

2万英尺：责任范围。自身承担的种种责任和义务，也是让你承受了先前大部分工作的原因。例如：工作方面员工培训、市场调研、客户服务等。个人生活中的宗教信仰、住宅环境、娱乐休闲等。把所有这些责任和义务诉诸文字，并经常回顾和自检，将有助于更加综合全面地对自检的项目清单进行分析和评估。

3万英尺：1到2年的目标。在生活的不同领域，你希望有哪些新的体验；通过1~2年的努力，要为自检开创一个什么样的局面。

4万英尺：3—5年的展望。展望未来3—5年的发展前景，会从一个更加广阔的角度着眼：管理策略、周边环境发展的趋势、事业和生活转变的条件。

5万英尺以上：人生。整个生活的全景。公司为何存在？你自己为何存在？

纵向管理：为更严格控制一个项目，找出解决方案或确保方案切实可行就是纵向管理。

纵向思考的方式大部分的时候不要求详细周密，非正式的思考效率更高。在书中把这种非正式思考称为“信封背面的计划”，意为喝着咖啡讨论业务的时候随手记在信封背面的计划。但是，正式的计划在应对复杂情况，安排详尽的工作计划的时候是必要的。它能让你理清事件的要素，以及要素之间的关联程度以及重要程度。我的理解是，收集主意的时候非正式思考更好，但是安排正式计划的时候就要对这些主意进行整理了。非正式计划的具体表现形式之一就是“头脑风暴”。

纵向管理的最好模式是“自然式计划模式”。他的步骤有5个

1.定义目标和原则。你的意愿就是目标，原则规定了计划的界限。我有些不太理解这句，尤其是原则的部分。但是书中说思维会在潜意识里用原则限定计划。我理解比如回民吃饭不回考虑猪肉。

这个阶段要站在“目标的高度”问问“为什么”。思考为什么的好处有界定成功、建立决策标准、调配资源、激发动机、阐明重点、拓宽选择6个。“如果对自己的行为动机缺乏十足的把握，你就不可能尽力而为。”

原则是遵循的标准或价值观。比如法律规定等，个人喜好，道德标准等。

2.展望结果。书中用了一种比喻来形容展望：当就餐称为目的的时候对晚餐进行的想象就是展望。想象一下就餐的气氛，结局，晚餐时的美好体验之类的。

询问什么而不是为什么。当工作成功的完成后，现实会产生什么样的景象。比如，吃饱了饭以后不饿了。书中认为这样可以激活思考。因为没有体验是很难思考的。

3.头脑风暴/集思广益。当目标和当前的状况产生差距的时候，弥补这一差距以消除“认知失调”的过程。这是自然是计划法中“如何……”这一思考阶段的起始点。就是不断出主意的过程。

4.组织整理。一旦有了大量的想法和细节，就开始了组织整理。根据想法的组织要素、重要性、先后顺序等进行归纳整理。

5.明确下一步行动方案。

书中要求我们对“事物的成功结果进行大胆的预期。”“产生任何想法之前，一心期待着想出一个好主意，那么，你就不会拥有太多想法了。”

我认为思维导图和适合这个阶段的工作。

第二部分 建立管理的物质形式

按照以上的管理理论。建立一套管理的实践系统。建立这套系统在物质上需要

准备专门的时间

准备工作区：建立一个具体的控制中心。比如我就是在我的床上。工作区应该是一个人专享的，不能与他人公用，以减少冲突。除了固定的工作区之外还应该有移动的工作区。这样可以在外出的时候充分利用时间。

准备工具：资料存放托盘，用以存放新资料和已经处理完毕的事务文件，另外准备1～2个放置辅助性资料和要回顾检查的资料。最好用侧面标注字母，可以堆起来的种类。 即时贴、回形针、订书机、白板纸文件夹、日程表、废纸篓

构建归档系统：归档系统分为：专用归档系统，比如会计信息；一般归档系统，包罗万象，专用系统以外的资料。

这个归档系统要在自己触手可及的地方，查阅一份资料不应超过一分钟；资料按字母（或者拼音）排序，可以根据主题、工作人或者公司加以细分，比如字母g下面的“园艺-花盆”；如果一个主题过多，可以安排一个专门的抽屉或者柜子；准备足够多的空文件夹；保持抽屉中的资料少于3/4，把一般性归档系统和不常用的参考资料分开存放；用自动打签机标注文件夹；质量好的文件柜；定期整理归档系统，至少一年一次。

实际实施时间管理是在进行好物质准备之后进行的。他的操作流程包括

收集资料：如果想要捕获尽可能详尽的未尽事宜，时间要尽可能长一些。收集的第一步是把所有的东西放入工作篮。收集过程中不动的东西有日用品、参考资料、装饰品、办公设备，但是这对这四样东西的整理工作属于未尽事宜，应该写个纸条扔进工作篮。要分清打扫和整理的界限，收集过程中不要做清理工作。把事情放在“启动”后完成，不要在收集过程中处理收集到的业务。把脑子里的所有事情写在纸片上扔进工作篮。

处理阶段，清空工作篮：丢弃不再需要的一切；完成不用两分钟就能完成的事务；把所有可以委托他人处理的事情委派出去；为需要两分钟以上的行动注明提示信息，以提醒日后执行；根据获取的信息，明确目前较为重要的工作和任务。 处理的原则是从最上面的一件开始，一次一事，永远不再放回工作篮。 处理过程的关键问题“下一步行动是什么？”如果确实没什么可以采取的行动，那么就是垃圾、待酝酿的事务、参考资料三者之一。 “下一步行动”必须是可执行的具体行动，必须有对具体措施的明确描述。比如开会就包括召集参会人员这个具体行动。 确定行动之后直接就可以立即执行（2分钟之内能够完成的工作）、安排他人、推迟执行。

处理悬而未决的行动：包括处理阶段产生的安排他人和推迟执行产生的行动。

明确项目：项目是承诺的，需要多步完成的工作。如果决定执行的下一个行动无法完成目标，那么列出一个项目清单，提醒自己要完成的目标。

组织整理“清理工作篮”的成果，建立清单：包括项目清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动信息、下一步行动清单、等待清单、参考资料、将来也许清单。用清单记录业务内容，用文件夹保存正在运作中的各项工作的参考资料和辅助信息。

“日程表”的用法：日程表里一定是想要扔在脑后但是在某个时候得到提醒的事情，是必须在某个时刻完成的刚性事务。日程表还有三大用法（1）提醒自己开始某个项目。（2）提醒自己可能想要在某个时候参与的活动（3）提醒自己做出决定。

组织整理“下一步工作”清单中需要尽快完成的工作的方法：根据情境分类。情境是指完成工作需要的地点、工具、人员等。情境的数量取决于（1）你所需要跟踪的行动的数量（2）不同的行动所要求的环境差异的大小。建立家里、办公室、阅读回顾等下一步工作清单的子项

组织整理“等待”清单：等待清单是不关注过程，只关注成果的事情。等待清单只有放在手边，而且与下一步清单放在同一系统中才能取得最佳效果。某个任务在结束之前，可能会多次在两个清单中跳来跳去。

关于纸质材料和电子邮件：他们本身就是很好的标志物，一般情况下不用写入清单。把他们分门别类就可以了。比如文件筐上写上阅读，然后把需要阅读的文件放在里面，建立个邮件参考资料文件夹，把归为参考资料的邮件放在里面。

组织整理“项目”清单：格式应该简单，和行动清单类似就可以。可以是电子的也可以是一页纸还可以是一个文件夹。项目清单不应包括项目执行的具体细节和方案，也不应安装重要性、大小、紧急程度来排序—他就是一个包含了所有未完成任务的目录。项目清单用来宏观控制各个项目的进度，并确保每个羡慕都处于自己掌控之中。大部分情况下项目清单试用一张清单就可以了，不用进一步细分，除非是同一类型的多个不同项目。可以把大项目下的子项目列入项目清单，也可以列入参考资料里的子项目清单。

项目辅助资料：不是项目的行动信息，也不是项目提示信息，只是支持项目行动和决策的辅助信息。注意，不要把辅助资料作为项目提示信息。辅助材料可以是纸质的、专门的文件夹、电子记录或者电子邮件。应该在邮箱里为项目建立专门的文件夹。应尽快删除不用的记录，以免旧的想法扰乱思维。

整理非行动性资料：包括参考资料和提示信息这两种当时不需要采取任何行动，但是日后可能有用的信息。如果关于某一主题的参考资料较多，就是专门资料，那么应该安排一个独立的区域存放，并按照字母排序。如果对于资料是应该归入一般性还是专门性资料有困难，那么就放入一般性资料。专门资料还有名片册和通讯簿。

“将来/也许”类事情的管理：将来也许类也属于非行动性资料。经常查看这个清单和“项目”清单，将“项目”清单中准备近期不进行的项目挪到“将来也许”清单，或反之。

“备忘录”系统的用法：里面是日后可能会感兴趣的事情。比如提醒自己带上某个会议要用的文档等等，书里描述为给自己发的邮件，三维立体的日程表，把实体形式的提示信息保存其中。书中推荐的方法是买48个文件夹，按12个月和一个月31天排列。每个月的第一个是月份盒，后面的是当月剩余日子的，一天一个。事先把要在当天处理的文件放在里面。

“核查清单”：检查工作中容易遗漏的细节的清单。里面的事项如“坚持锻炼身体”这样的对自己的承诺或者团队内部咨询活动产生的，大部分是可以转化为项目和行动的。应该对“工作”的六个级别分别建立核查清单，包括在这个级别里重要的事务。在对某项工作足够熟悉以前，都应该建立核查清单来帮助提醒工作重点。情况快要失去控制的时候就开列一张清单。

建立清单系统之后要不断的检查回顾，日常检查清单的次序是先看“日程表”；然后根据情景查看“下一步行动”，比如在电话前就看一下电话清单。在日常要不断更新清单，至少要每周回顾一次。回顾的时候要再次收集散落的纸片、信息、整理笔记；回顾所有的清单并重新整理，。

在执行清单的时候要根据“四标准法”、“三分类法”、“六层次法”评估行动的次序。任何人都不能多任务并行，清楚所有的行动可能后可以根据直觉决定行动。自下而上的工作。

控制项目的技巧：对项目的管理是纵向视角的管理。

项目计划：项目清单中大部分项目不用专门计划，只要一看就知道下一步该做什么了，比如洗车之类。需要详细计划的项目有两类 第一类是做了计划但依然吸引注意力的任务，这类项目需要进一步计划管理；第二类是哪些意外冒出的新点子或者刚刚发现的项目，把这些想法先记录下来，等有时间好好想。

项目计划也要确定下一步行动。确定行动的时候可以使用思维辅助工具、书写工具、电脑、文件夹等辅助工具。作者会用word的大纲视图做计划。

部署整个GTD系统要注意三个原则

原则一：养成收集的习惯。收集一切未尽事宜，将感到无比轻松。团队也应该养成收集的习惯。

原则二：确定下一步的行动。通过确定下一步的行动来平抑烦恼。日程表和下一步清单中要明确的表述行动，不能是未经分析的材料。

原则三：学会关注结果。预想结果很重要，贯彻自然式计划法。

第三部分 我对于时间管理的实践

在读书的过程中我就开始逐步建立自己的时间管理体系。为了能在任何时间查阅，我用remember the milk网站建立和管理自己大部分的清单。清单包括 “项目”、“下一步”、“日程表”、“等待”、“等待可能”、“工作筐”6个。这个网站可以给每个条目增加关键字，所以我的“下一步行动”清单没有分成电脑、电话等明细表，而是给每个条目设定关键字，然后根据需要搜索关键字随时产生专用表。但是关于关键字的设置我还没有想好具体规则，现在我认为应该按照情景分类，然后增加一个公司关键字以区别私人和公司业务。

我有大量的书籍和电脑数据资源，计划从整理自己的书柜开始先建立一个书本的参考资料管理系统以方便资料查询。还有大量的资料储存在有道云笔记里，希望它的可靠性够好。

我的“备忘录”系统还没有相好应该怎么建立，在考虑回头要不要给办公室建立一套。但是应该给自己准备一个文件台作为备忘录和阅读清单的实体位置。

计划弄上一堆文件夹作为“项目”参考资料的存放地，专门清理出来抽屉建立“一分钟”归档系统。

除了手机登陆rememberthemilk外，随身再携带一个小本子作为随身工作篮和项目参考资料。

我想有以上准备应该可以基本建立我的GTD了。

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