3.建立和积累你的小系统（3）如何在工作中积累小系统

前段时间一直有人询问说如何在工作中积累小系统，以前在知乎上回答一个问题正好可以分享一下：

地址：http://www.zhihu.com/question/20153919/answer/14149327

问题：做为行政、支持类工作人员，大家是否常有自己的劳动成果不被重视的挫败感，而且很多情况下你需要处理各种事情，写各种文档，其实比工程师更累更辛苦，但老板还是不重视你的价值？大家如何处理的呢？

回答：

没有被重视是因为老板没有看到你工作的成绩和效果，另一点行政和支持类人员本身工作非常杂乱，很难出成绩，多思考多探索，变被动为主动，把你的工作变得更加高效而正规，练习从点滴之处发现问题，学会解决问题，成绩自然会体现出来。

考虑把你的日常工作系统化、标准化、流程化， 进行知识管理、时间管理，从日常工作中总结出规律，提前进行预判，进而解决问题，只要你能把日常工作的效率提高之后能准确的表现出来就是成绩。

简单说些例子：

1、拿各种文档来说：
第一步 先把把各种日常处理流程系统化正规化、包括准备各种文档范本（Word、PPT、Excel）、比如有统一的字体、格式排版标准。

第二步 除了基本的文档模板，象投标书、合同之类比较重要的文档，只要你经常写，一定可以总结很多检查和处理办法，把这些慢慢积累成列表，在最终成稿时，按这个列表进行处理和检查，这样能提高很多效率、速度和减少出错率。

第三步 花时间和精力研究一下Word和Excel，里面有很多非常好的办法，比如宏、公式、函数之类，可以帮助你完成很多自动化工作，特别是在Excel里的公式和函数强无法形容，有时效率会有几十倍的差距。

第四步 工程师或文员总是会写各种文档，考虑整理一些通用性的文档，只要修改下日期、项目名称和少量内容就可以立即完成，这件事做好了，可以节省大量的时间。

2、售后支持：

建立QQ群、利用远程协助、BBS（整理出：常见问题、经典问题，程序补丁之类板块）等方法 建立客服工单系统，就是客户的每个支持， 都记录进这个系统。哪个客户的哪个部门的哪个人提的问题，提的是哪类的问题， 这个客户是谁实施的 ， 谁过去做过他的现场支持服务， 问题的严重级别多高， 解决的流程是什么，提出时间是多少，解决时间是多长， 回访确认解决了没。谁解决的，谁回访的，客户满意度如何， 哪个工单还没有结束， 哪类工单最多，哪类工单耗时最多，哪些工单拖的时间最长也没有结束， 哪类工单未结束的最多，哪类工单耗时最短，哪些客户工单最多，哪些客户工单最少。 每个月，每个季度，每年都要统计对比这些指标。根据指标，确定下一阶段重点支持的问题，重点支持的客户。耗时多的工单， 集中各部门把 解决方法提出。 拖的时间最长的就尽快结束掉。 耗时短的都总结出FAQ，发布到BBS中。问题最多的那类，就和研发部一起合作，确定下一版本的修改事宜。
（这部分出自《走出软件作坊》这里有思维导图：write.org.cn/out-of-t…） 考虑现有处理问题的流程，想出提高效率的改进方法，进行尝试，最终汇报给老板。 整理好常见问题处理办法，可以自己做个Wiki搭建在内部上（这个不难，上网搜索一下就能学会），及时更新、维护.

这就是知识管理。只要花些时间和精力，大家很容易就能发现好处。

3、秘书：

我身边的一个朋友，就是从秘书做成高管的，刚开始的时候最让他头疼的事就是经常整理发票，一做就是几天，非常的麻烦。一出错就被骂，后来通过发票来分析出来领导的日常计划和习惯，然后提前做出安排和计划，比如提醒领导给老婆送花、买礼物，出席公司例会、跟客户见面。

通过了解领导的工作习惯，把一些定期的、繁琐的事务都在需要之前，提前完成。把常用的文档、以前的发言、文档都分析一下，熟悉他的风格和习惯，一旦有需要可以快速提供初稿和模板，只需要领导审阅和简单修改一下就能快速完成。慢慢的领导越来越看重他，开始交给他一些日常工作，最终从一个普通的日常秘书升到主任、部门经理、公司副总

方法有很多种，关键是要去思考，花时间和精力去尝试，不要满足提出问题，要把精力放在解决问题上，普通的行政、文员、前台、秘书、售后也能做出非常不错的成绩。

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